¿Cuántas horas se pierden cada año en tareas repetitivas?
Seis momentos de trabajo en los que el tiempo se escapa sin que nadie lo cuente. Cuantifíquelos con sus propios datos, plantee su hipótesis de tiempo recuperable y vea lo que representa a lo largo de un año. Es su hipótesis, no una promesa.
Todos los valores son estimaciones y todos son modificables. El cálculo se realiza en su navegador: no se envía ningún dato.
Los momentos de trabajo
| Tarea | Veces / año | Min / pers. | Personas |
|---|---|---|---|
| Localizar el historial de un equipoAntes de un arbitraje, una parada o una consulta de un organismo | |||
| Reintroducir datos de un informeTrasladar valores de un PDF a una hoja de cálculo o al GMAO | |||
| Redactar un informe de intervenciónFormato, revisión, difusión | |||
| Buscar un procedimiento o un planoDocumentación técnica, manuales, esquemas | |||
| Preparar una auditoríaReunir los documentos de inspección y de conformidad | |||
| Preparar una parada técnicaDefinir el alcance a partir del historial |
« Min / pers. » es la duración para una sola persona, cada vez. La columna « Personas » ya multiplica ese tiempo: no incluya el total del equipo en los minutos.
Por qué es usted quien fija el porcentaje
La mayoría de los simuladores de retorno de la inversión anuncian un ahorro. No pueden hacerlo: la parte de tiempo realmente absorbida depende del estado de sus documentos, de la diversidad de sus formatos, del nivel de verificación que exige y de la forma en que trabajan sus equipos. Una cifra impuesta con autoridad no dice nada de su situación.
La hipótesis queda, por tanto, en sus manos. Lo que aporta la herramienta es la primera mitad del cálculo, el tiempo realmente consumido hoy, que nadie mide y que casi siempre se subestima.
Lo que este cálculo no cuenta
Solo cuenta el tiempo visible. Ignora las decisiones tomadas sin el historial porque reconstruirlo habría llevado demasiado tiempo, las campañas de medición repetidas por no encontrar las anteriores y las paradas sufridas cuya señal dormía en un informe. Esos costes son reales y mucho más pesados: simplemente resultan imposibles de cuantificar con honestidad en un formulario.
Ignora también el coste de entrada: recuperación del historial, implantación, formación de los equipos. Consulte formar a un equipo de mantenimiento en la IA sobre lo que realmente implica la adopción.
Definición
La calculadora de horas perdidas cuantifica el tiempo que absorben cada año las tareas documentales repetitivas del mantenimiento: localizar el historial de un equipo, volver a teclear los valores de un informe en el GMAO, redactar un informe de intervención. Suma esas horas, las convierte al coste horario cargado y aplica la parte que usted considera recuperable. Lo que no hace: prometer un ahorro. La parte recuperable es su propia hipótesis, no una cifra de un proveedor, y el resultado ignora deliberadamente tanto el coste inicial (recuperación del historial, puesta en marcha, formación de los equipos) como el tiempo de verificación que subsiste.
Fórmula
Horas perdidas al año = suma, para cada tarea seleccionada, de (frecuencia anual x duración unitaria). Ganancia potencial = horas perdidas x parte recuperable, siendo esa parte una hipótesis que usted plantea y que debe poder defender. Coste = horas x coste horario cargado. Las duraciones se expresan en horas y el coste horario en euros por hora.
Cómo usar esta herramienta
- Enumerar las tareas documentales realmente repetitivas: con tres o cuatro basta, las que los equipos rehacen cada semana sin pensarlo.
- Estimar la frecuencia anual y la duración unitaria a partir de la realidad, haciéndolas confirmar por quienes ejecutan la tarea en lugar de conservar un valor por defecto.
- Fijar una parte recuperable prudente y saber por qué esa: la verificación humana sigue siendo necesaria, ninguna herramienta reduce esos tiempos a cero.
- Leer el resultado como un orden de magnitud destinado a abrir la discusión, no como una previsión presupuestaria.
- Confrontar la ganancia potencial con el coste inicial: recuperación del historial, puesta en marcha, formación. Una ganancia que no cubre ese coste todavía no es un proyecto.
Ejemplo
Se seleccionan tres tareas. Localizar el historial de un equipo: 150 veces al año, media hora cada vez, es decir 75 horas. Volver a teclear los valores de un informe en el GMAO: 200 veces al año, un cuarto de hora, es decir 50 horas. Redactar un informe de intervención: 250 veces al año, media hora, es decir 125 horas. Total: 250 horas al año, unas cinco horas por semana durante cincuenta semanas. Con una parte recuperable estimada en un 30 por ciento, la ganancia potencial es de 75 horas. Con un coste horario cargado de 45 euros, las 250 horas representan 11 250 euros y la ganancia potencial 3 375 euros. Es esta última cifra, y no la primera, la que hay que confrontar con el coste inicial antes de concluir.
Preguntas frecuentes
¿De dónde vienen los valores mostrados por defecto?
Son órdenes de magnitud destinados a ser reemplazados, no referencias. La única cifra que cuenta es la que usted mide en su propia planta; mientras los valores por defecto sigan en su sitio, el resultado no vale nada.
¿Por qué la herramienta no propone el porcentaje de ahorro?
Porque depende del estado de sus documentos, de la diversidad de sus formatos y del nivel de verificación que usted exija. Un simulador que anuncia un porcentaje anuncia en realidad una promesa comercial.
¿Basta este resultado para elaborar un presupuesto?
No. Da un orden de magnitud para abrir la conversación, e ignora deliberadamente el coste inicial: recuperación del historial, puesta en marcha, formación de los equipos.